Описание
Для реализации стратегических целей бизнеса предприятию нужно было создать структурированный архив корпоративной документации, в т.ч. входящей и исходящей корреспонденции, а также повысить уровень прозрачности и контроля за документооборотом:
- распространить корпоративные стандарты и лучшие практики
- автоматизировать заполнение шаблонов файлов
- реализовать электронную фиксацию историю работы с документами
- предоставить руководству инструменты для анализа качества работы с документами
Также необходимо было сократить операционные затраты за счет оптимизации маршрутов согласования и сокращения длительности процедур документооборота.
Общая архитектура располагала к выбору продукта на платформе «1С». В компании активно используются продукты «1С:ERP Управление строительной организацией» и «1С:Зарплата и управление персоналом», поэтому выбор однозначно пал на программный продукт «1С:Документооборот КОРП», который бесшовно интегрируется «1С:ERP УСО», что позволяет работать в единой экосистеме и комплексно управлять бизнесом.
Внедрение 1С:Документооборот КОРП проходило в несколько этапов:
Анализ текущих процессов: на данном этапе были детально изучены существующие процессы документооборота, выявлены основные сложности и узкие места.
Настройка системы: после анализа была выполнена настройка конфигурации «1С:Документооборот КОРП» в соответствии с бизнес-процессами компании. Промоделированы все виды документов». Этап включал разработку и настройку шаблонов документов, маршрутов согласования, настройку прав доступа.
Обучение сотрудников: одним из ключевых аспектов успешного внедрения стало обучение пользователей. Были проведены тренинги для всех сотрудников, участвующих в процессах внутреннего и внешнего делопроизводства, что повысило уровень принятия системы.
Тестирование системы: после настройки и обучения была проведена серия тестов для выявления возможных проблем. Благодаря этому удалось вовремя устранить недочеты и добиться полной функциональности системы.
Ключевые доработки по технологической части связаны с интеграцией «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP УСО»:
- Доработали правила синхронизации: добавили новый справочник «Физические лица» в план обмена и настроили плана обмена по выгрузке справочников «Контрагенты», «Физические лица» для дальнейшей синхронизации.
- Доработали типовую бесшовную интеграцию по сопоставлению вида договора в «1С:ERP УСО 2.0» c видом договора в «1С:ДО КОРП».
Бесшовная интеграция обеспечила единый информационный поток и позволила:
- автоматически формировать документы на основе данных, хранящихся в «1С:ERP УСО» (например, акты выполненных работ, счета-фактуры);
- реализовать совместное использование данных по проектам, что повысило контроль за реализацией проектов.
Система передана в промышленную эксплуатацию, в рамках сопровождения осуществляется развитие и адаптация функционала под новые требования пользователей.
Функции, которые были автоматизированы в результате проекта:
- Делопроизводство
- Работа с договорами
- Работа с файлами
- Процессы движения документов
- Учет и контроль исполнения поручений
- Ведение архива
По результатам проекта Заказчик получил:
- функционирующий электронный архив документов и истории по работе с ними
- возможность контролировать исполнение задач и документов
- инструменты для формирования отчетности по документам и процессам
- упразднение двойной работы и устранение ошибок при заполнении шаблонов файлов
- возможность согласовывать и подписывать документы простой ЭЦП.
