Описание
Текущая система документооборота предприятия не удовлетворяла потребностям компании из-за ограниченных возможностей по обновлению и отсутствию автоматизации ряда бизнес-процессов.
Команда «Первого Бита» начала проект с аудита существующих бизнес-процессов и подготовки внедрения решения «1С: Документооборот КОРП». Также были проведены работы по моделированию бизнес-процессов в новой системе и подготовке требований для обмена данными между «1С:Документооборот КОРП» и существующей системой от стороннего подрядчика. Аудит был организован для сбора и уточнения требований Заказчика к автоматизации ключевых бизнес-процессов в новой информационной системе (далее - ИС). В ходе обследования были детально изучены следующие блоки:
- входящие и исходящие документы
- организационно-распорядительные документы
- внутренние и договорные документы
- обмен с текущими системами.
Кроме аудита, команда провела интервью с представителями Заказчика и демонстрацию работы системы для ключевых пользователей. Одновременно были настроены шаблоны для разных видов документов и смоделированы основные бизнес-процессы, чтобы проверить их работу в системе «1С:Документооборот КОРП». В результате к этому этапу команда «Первого Бита» смоделировала около 15 видов документов и 5 шаблонов бизнес-процессов, что позволило полностью подготовить инфраструктуру для перехода на новую ИС.
На втором этапе проекта основное внимание было уделено эффективной организации и запуску системы, что обеспечило максимальную отдачу от внедрения и устойчивость процессов.
Настройка системы
В рамках данного этапа была проведена комплексная настройка рабочей системы «1С:Документооборот КОРП» на основании реестра бизнес-процессов. Это позволило адаптировать программное решение к специфике организации, оптимизировать существующие процедуры и обеспечить соответствие всех настроек стратегическим целям Заказчика.
Результат: была реализована полностью функционирующая, настроенная система, готовая к эксплуатации и интеграции в бизнес-процессы компании.
Подготовка и загрузка НСИ
Особое внимание было уделено актуальности и полноте нормативно-справочной информации. Специалисты Первого Бита перенесли справочники по сотрудникам. Структура предприятия вносилась вручную. Блок "Контрагенты" переносились из прежней системы через Excel.
Результат: в системе были обеспечены актуальные и проверенные данные НСИ, что способствовало надежной и эффективной работе всех подразделений.
Настройка ролевой модели в системе
Команда Первого Бита осуществила детализированную и структурированную настройку ролевой модели, прав доступа, а также автоматизированных рабочих мест в соответствии с утверждёнными бизнес-процессами. Это обеспечило высокий уровень информационной безопасности и оптимального распределения функциональных обязанностей между сотрудниками.
Результат: внедрена гибкая, прозрачная и защищённая система управления доступом, что повысило эффективность и надёжность эксплуатации программного обеспечения (далее – ПО).
Проведение эксплуатации опытной системы
Перед полномасштабным запуском работы системы «1С:Документооборот КОРП» была организована её эксплуатация в тестовом режиме с привлечением 10 ключевых пользователей. Такой подход позволил своевременно выявить и устранить возможные недочёты, а также адаптировать систему с учётом реальных бизнес-задач.
Результат: были проведены испытания, обнаруженные недочёты внесены в реестр, что обеспечило качественную подготовку к вводу системы в эксплуатацию для 150 пользователей.
Ввод в опытно-промышленную эксплуатацию
После завершения всех подготовительных процедур система была введена в опытно-промышленную эксплуатацию с подключением всех пользователей (150 человек). Поэтапный подход минимизировал риски и обеспечил плавный переход к новым рабочим процессам без снижения производственной эффективности.
Результат: осуществлён эффективный и контролируемый запуск системы в штатном режиме для всех сотрудников организации.
Миграция исторических данных
Ключевым элементом обеспечения эффективности стала успешная миграция исторических данных из прежней системы. Благодаря чётко организованному процессу была гарантирована сохранность и корректность данных, что позволило приступить к работе в новой системе без потерь информации.
Результат: все необходимые исторические данные были загружены в новую систему в соответствии с реестром бизнес-процессов, что способствовало непрерывности операций.
Обучение пользователей
Этап образовательных мероприятий был организован с учётом различных категорий пользователей, что позволило повысить их компетенции и ускорить адаптацию к новым условиям. Проведены как групповые, так и индивидуальные занятия, направленные на освоение функционала системы «1С:Документооборот КОРП» и развитие навыков эффективного использования решений.
Результат: все целевые группы пользователей прошли обучение и были готовы к самостоятельной и эффективной работе в системе.
Инструкции
Были разработаны детальные и понятные инструкции по эксплуатации системы, что упростило процесс внедрения, снизило количество обращений в службу поддержки и способствовало развитию внутренней экспертизы организации.
Результат: полный комплект инструкций обеспечил пользователям уверенную и эффективную работу с системой в повседневной деятельности.
На завершающем этапе было обеспечено постпроектное сопровождение, включавшее поддержку пользователей, оперативное решение возникающих вопросов и совершенствование системы в процессе эксплуатации. Такой подход способствовал стабильности и дальнейшему развитию проекта, повышая его отдачу и эффективность для организации.
Результат: пользователи своевременно получали необходимую помощь, задачи оперативно решались, что обеспечило непрерывное развитие системы.
